La Méthodologie de refonte des processus (Business Process Reengineering)

La démarche :
- Identification et description des processus existants à optimiser
- Analyse des processus : recherche des dysfonctionnements et de solutions d’optimisation
- Conception, formalisation et validation des processus cibles
- Mise en place des nouveaux processus La ré-ingénierie des processus nécessite l’implication des équipes responsables et des acteurs du processus.
Les 5 étapes du reengineering des processus :
1. Identification des processus et de leur liens
2. Détermination des processus clés et hiérarchisation en fonction des objectifs poursuivis
3. Description détaillée des processus à analyser
4. Identification des dysfonctionnements et recherche de solutions
5. Description des processus cibles


Etape 1
Les processus sont listés et catégorisés en 4 catégories :
- Les processus opérationnels : ils contribuent directement à la réalisation du bien ou du service
- Les processus support : ils contribuent au fonctionnement des autres processus
- Les processus de management : ils guident l’entreprise vers les objectifs assignés et contrôlent que les décisions prises sont en cohérence avec ces derniers
- Les processus de mesure : ils permettent de mesurer les résultats obtenus pour mener si besoin des actions correctives En fonction de la typologie des processus et de l’organisation de l’entreprise, la cartographie des processus est ensuite réalisée. La cartographie des processus présente une vue générale et synthétique du fonctionnement de l’entreprise via ses processus et leur inter-relations sous forme d’un schéma.




Etape 2
L’identification des processus clé vise à déceler quels sont les processus qui contribuent le plus aux objectifs stratégiques de l’entreprise. C’est la direction de l’entreprise qui est responsable de l’identification de ces processus clés.
Puis, il s’agit de prioriser le traitement des processus en fonction des gains potentiels par rapport aux objectifs et de la facilité à mettre en œuvre ces changements


Etape 3
La description détaillée des processus à analyser comprend :
- La collecte d’information s’effectue via la lecture de la documentation existante, des entretiens individuels ou collectifs
- La formalisation du processus existant se traduit par des ateliers de groupe et la réalisation de supports de description :
- Fiche de présentation du processus
- Logigramme
- Schémas des flux physiques et d’information
- Indicateurs de performance

- La validation de la description du processus est faite dans lors d’une réunion de restitution auprès des contributeurs des ateliers



Etape 4
Les dysfonctionnements sont identifiés en comparant la performance actuelle du processus et de ses activités avec celle qui est attendue lors d’ateliers de travail. Les dysfonctionnements sont analysés pour identifier leurs origines (internes ou externes), analyser leurs causes et rechercher des solutions ciblées. Ils sont hiérarchisés de façon à traiter en priorité ceux qui ont un impact fort sur la performance du processus. La recherche de solutions est réalisée lors de séances de brainstorming. En effet, il est nécessaire d’intégrer les acteurs du processus dans l’élaboration des solutions pour qu’ils contribuent efficacement à la mise en œuvre des solutions. Le choix de la solution à adopter est issu de la comparaison des solutions sur des critères tels que la performance du processus, les objectifs stratégiques, la complexité de la solution, les coûts et risques de mise en œuvre de la solution.


Etape 5
La description des processus cibles comprend :
- L’intégration des améliorations aux processus existants via la livraison de documents :
- Fiche de présentation cible
- Logigramme cible
- Schémas des flux d’information cibles
- Schémas des flux physiques cibles
- Fiches des indicateurs de performance cibles
- La mise en cohérence des processus du système cible :
- Construction de la cartographie des processus cibles
- Synthèse des impacts sur l’organisation
- Evaluation des coûts de mise en œuvre
- Evaluation des améliorations attendues
- La validation du système cible et la définition du plan de déploiement